L’Archivio di Stato di Milano è un organo periferico del Ministero della Cultura, alle dipendenze della Direzione generale per gli Archivi.
Come musei, biblioteche, aree e parchi archeologici, complessi monumentali, l’Archivio di Stato è un “istituto e luogo della cultura”, deputato a raccogliere, inventariare e conservare documenti originali d’interesse storico e ad assicurarne la consultazione per finalità di studio e di ricerca.
In base alla vigente normativa, l’Archivio di Stato di Milano ha il compito di:
Conservareil proprio patrimonio documentario, formato dagli archivi pre-unitari; dai documenti d’interesse storico, destinati a conservazione permanente, versati dagli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, trent’anni dopo l’esaurimento degli affari, o nel caso delle liste di estrazione e di leva, settant’anni dopo l’anno di nascita della classe cui si riferiscono o ancora, nel caso di rogiti notarili, cento anni dopo la fine dell’attività del notaio. L’Istituto conserva anche gli atti di uffici statali soppressi o di enti pubblici estinti, e, solo temporaneamente, gli archivi e la documentazione di enti pubblici, tramite deposito temporaneo. Infine archivi privati ceduti o donati definitivamente allo Stato, o depositati temporaneamente tramite comodato. La conservazione è attuata attraverso attività di studio, prevenzione, manutenzione e restauro, nonché grazie all’inventariazione del patrimonio documentario.
Sorvegliare gli uffici statali che verseranno la propria documentazione, grazie all’attività delle Commissioni di sorveglianza, formate da rappresentanti dei singoli uffici, dell’Archivio di Stato, della Prefettura. Esse si riuniscono periodicamente per vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, definire i criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, proporre alla Direzione generale per gli archivi gli scarti, predisporre i versamenti, identificare atti di natura riservata.
Valorizzare con attività promozionali e divulgative il proprio patrimonio. Rientrano in quest’ambito la consulenza al pubblico, l’organizzazione di mostre documentarie, di manifestazioni d’interesse scientifico – culturale, la redazione di strumenti di ricerca, la pubblicazione di studi e strumenti di ricerca, l’edizione di fonti ma anche la diffusione delle informazioni sull’Istituto e sulle sue iniziative tramite il sito web. Tali attività possono essere sponsorizzate anche da soggetti privati.
Organizzare attivita’ didattiche, nell’ambito della Scuola di archivistica, paleografia e diplomatica e attraverso il Servizio educativo. Rientrano in questo settore visite guidate, laboratori didattici, seminari, convegni…
L’accesso alla documentazione per finalità di lettura, studio e ricerca è generalmente libero e gratuito.
