Das Staatsarchiv Mailand ist eine dem Kulturministerium nachgeordnete Einrichtung und untersteht der Generaldirektion für Archive.
Wie Museen und Bibliotheken sind auch die Staatsarchive „Institute und Orte der Kultur“, die mit der Sammlung, Inventarisierung und Bewahrung von Originaldokumenten von historischem Interesse betraut sind und deren Einsichtnahme zu Studien- und Forschungszwecken gewährleisten.
Nach der geltenden Gesetzgebung ist das Staatsarchiv Mailand zuständig für:
Aufbewahrung: Das Staatsarchiv Mailand bewahrt einen umfassenden Bestand, der aus Archiven der Zeit vor der Einigung Italiens besteht; Dokumente von historischem Interesse, die für eine dauerhafte Aufbewahrung bestimmt sind, werden dreißig Jahre nach Beendigung des Geschäftsverkehrs aufbewahrt; oder, im Falle von Auszugs- und Einberufungslisten, siebzig Jahre nach dem Geburtsjahr des Jahrganges, auf die sie sich beziehen; oder, im Falle von notariellen Urkunden, hundert Jahre nach Beendigung der Tätigkeit des Notars. Das Institut bewahrt auch die Unterlagen von aufgelösten staatlichen Ämtern oder nicht mehr existierenden öffentlichen Einrichtungen auf. Schließlich werden auch private Archive aufbewahrt, die dem Staat dauerhaft übertragen, geschenkt oder vorübergehend als Leihgabe deponiert worden sind. Die Konservierung erfolgt durch Untersuchungen, Präventionsmaßnahmen, Pflege und Restaurierung sowie durch die Inventarisierung des Bestands.
Die Aufsicht über die staatlichen Ämter, die ihre Unterlagen abgeben, erfolgt durch die Aufsichtskommissionen, welche sich aus Vertretern der einzelnen Ämter, des Staatsarchivs und der Präfektur zusammensetzen. Die Kommissionen treten regelmäßig zusammen, um die ordnungsgemäße Pflege der Archive zu überwachen, die Kriterien für die Organisation, die Verwaltung und die Aufbewahrung der Archivalien festzulegen, der Generaldirektion der Archive die Aussonderung von Dokumenten vorzuschlagen, ihre Archivierung zu veranlassen und vertrauliche Dokumente zu identifizieren.
Wertschätzung des Kulturerbes durch Öffentlichkeitsarbeit und Informationsverbreitung: Dazu gehören die Beratung der interessierten Öffentlichkeit, die Organisation von Ausstellungen und Veranstaltungen, die Herausgabe von Publikationen sowie die Veröffentlichung von Studien und Forschungsergebnissen. Diese Tätigkeiten können auch von privaten Einrichtungen gesponsert werden.
Organisation von Bildungsveranstaltungen im Rahmen der Fakultät für Archivwesen, Paläographie und Diplomatik und durch den Bildungsservice. Dazu gehören Führungen, pädagogische Workshops, Seminare, Konferenzen usw.
Der Zugriff auf die Archivalien zu Lese-, Studien- und Forschungszwecken ist in der Regel kostenlos.
